O que muda com o programa? Tudo o que você precisa saber para adequar sua empresa

O e-Social é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, uma iniciativa do Governo Federal implantada pelo Decreto Lei Nº 8373/2014 que unifica as informações (relativas aos trabalhadores) que precisam ser enviadas aos órgãos federais, como Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, entre outros.

Desde esta quinta-feira, 10 de janeiro, o sistema já está em vigor, com adesão obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional, empregador PF, produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Antes, as empresas brasileiras com faturamento anual superior a R$78 milhões já haviam aderido à plataforma.

Esse novo sistema eletrônico vai reunir, em um só banco de dados:

• detalhes de  vínculo empregatício;
• contribuições previdenciárias;
• folha de pagamento (incluindo salário e jornada de trabalho);
• comunicações de acidente de trabalho;
• aviso prévio;
• escriturações fiscais e informações sobre o FGTS;
• documentos de identificação do funcionário, como CPF, RG e documentos de trabalho como a CTPS e o NIS (NIT/PIS/PASEP).

No e-Social, todas estas informações deverão ser cadastradas no sistema uma única vez e o próprio banco de dados fará o cruzamento das informações para todos os órgãos interessados.

O que o e-Social traz de novidade?

A novidade do e-Social é a unificação do banco de dados e a digitalização das informações. Na verdade, o sistema não cobra nada de novo ao empregador. Todas as exigências já são previstas na legislação. O que o e-Social traz é a possibilidade de uma fiscalização mais rápida e eficaz já que, com o sistema eletrônico, o cruzamento de dados e a identificação de irregularidades acontece de forma instantânea.

Minha empresa precisa aderir ao e-Social?

Sim. O sistema é obrigatório para todas as empresas e empregadores brasileiros, independente do porte, movimentação ou tipo de contribuição.

O que eu preciso fazer para implantar o e-Social em minha empresa?

A implantação do sistema é de responsabilidade do Departamento Pessoal da empresa (ou da empresa contratada para as atribuições de DP). Mas, para que a implantação seja feita corretamente, a colaboração de cada empresa é essencial. É de você, empresário, que vai partir as informações necessárias para que tudo seja integrado ao sistema da forma correta.

Com o e-Social já em vigência, a cada acontecimento informado em nome da empresa, do empregador ou do empregado, o cruzamento de dados será realizado de forma eletrônica e automaticamente. Por isso, o cumprimento de prazos se torna ainda mais importante. Com a verificação em tempo real, o Governo terá a possibilidade de identificar erros em documentações e irregularidades instantaneamente. Dessa forma, os procedimentos de fiscalização serão otimizados (o que, inclusive, facilita a geração de multas e autuações em caso de não cumprimento das normas previstas).

Quando os eventos devem ser informados?

1 – Admissão

O funcionário só poderá começar a trabalhar um dia após o registro. Por isso, é necessário organizar toda a documentação, exames admissionais e outros detalhes antes do início das atividades.

2 – Rescisão de contrato

Avisar ao Departamento Pessoal no mesmo dia da decisão para que seja gerado o aviso/pedido de demissão.

3 – Acidente no ambiente de trabalho

O acidente deve ser informado ao sistema em até 24 horas

4 – Alteração de cargo ou salário

Qualquer tipo de alteração deve ser informado, no máximo, 30 dias antes da mudança começar a valer.

5 – Direito as férias

É necessário que se informe ao Departamento Pessoal o período de férias 30 dias antes do início das mesmas. O pagamento do benefício precisa ser feito em até dois dias antes do trabalhador iniciar suas férias.

IMPORTANTE: Ao ser registrado que o funcionário está de férias, é proibido que ele desempenhe qualquer função que diga respeito ao seu cargo na empresa.

6 – Atenção ao afastamento temporário

Seja por férias, licença-maternidade ou auxílio-doença é muito importante realizar a notificação do afastamento na data da ocorrência. Isso porque a multa gerada por não informar corretamente,é uma das maiores.

O que acontece caso a empresa não cumpra os prazos?

Quem não respeitar os prazos para registrar as informações, poderá ser penalizado com autuações e restrições. Veja, a seguir, as multas aplicadas para cada informação não prestada e registrada no e-Social.

Ainda tem dúvidas sobre o e-Social e sua implantação? Entre em contato conosco!