Para garantir que a empresa esteja em conformidade com as exigências e devidamente formalizada, o empresário precisa cumprir algumas funções que cabem somente a ele. Você sabe quais são?
Gerir uma empresa requer algumas responsabilidades. Preocupações com a administração do negócio, funcionários, resultados… mas além do que já se espera que o empresário cuide, para manter a empresa legalizada, é necessário cumprir algumas exigências. A primeira delas é que o empresário seja registrado.
É de responsabilidade do quadro societário da empresa realizar seu “Registro de Empresas Mercantis e Atividades Fins”, na Junta Comercial do estado em que a empresa terá sede. No caso das sociedades simples, é necessário que se faça a regularização no “Registro Civil de Pessoas Jurídicas”.
Estes registros são feitos em três etapas: matrícula, arquivamento e autenticação.
A matrícula diz respeito a profissionais que exercem atividades que devem ser controladas pelas Juntas Comerciais (tradutores públicos e intérpretes comerciais, leiloeiros, trapicheiros e administradores de armazéns-gerais).
O arquivamento é o registro dos atos em nome da empresa (constituição, alteração, dissolução de sociedades e formação de novas) e dos demais documentos que dizem respeito à empresa ou aos sócios (empresários).
A autenticação é a comprovação por meio dos documentos de escrituração da empresa, como por exemplo, livros contábeis, fichas, balanços e outras demonstrações financeiras.
OBRIGAÇÕES CONTÁBEIS
A contabilidade da empresa é obrigatória e de responsabilidade do empresário. Ele deve manter registros de toda a movimentação financeira da empresa, controle do pagamento de impostos e demonstrar resultados. Esses registros, também chamados escrituração, têm função gerencial e documental (serve como comprovante para fiscalizações e auditorias).
Manter os livros com estas demonstrações atualizadas é dever do empresário. É obrigatório que estes livros tenham todas as informações contábeis, como: registro contábil de todas as movimentações diárias da empresa, registro de duplicatas (para os que emitem duplicata mercantil ou de prestação e serviços), livros de atas (de assembleias gerais e os pareceres do conselho fiscal da empresa, quando houver).
Além dessa documentação, os livros também podem reunir outros registros ou documentos que os empresários utilizem para controlar o andamento do negócio, como livro de empregados, operações de compra e venda, etc.
Este controle facilita no cumprimento de outra obrigação: periodicamente, os empresários precisam prestar conta sobre a saúde de sua empresa, e o fazem através de balanços e demonstrações de resultado, no caso das sociedades limitadas, ou, no caso das sociedades anônimas, pelo levantamento de lucros ou prejuízos acumulados, resultado do exercício, dos fluxos de caixa e valor adicionado.
Todas estas obrigações resultam na função central do empresário de manter o negócio formalizado e assegurar transparência no que acontece de relevante na empresa.
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